賞与支給なしの従業員がいる場合の社会保険賞与報告｜賞与不支給報告書の提出方法と注意点

社会保険の賞与支払届を電子申請する際、従業員の中に賞与を支給していない人がいる場合、どのように処理すればよいのか迷うことがあります。特に休職中の従業員だけ賞与がないケースでは、0円で入力すべきなのか、対象外として扱うのか判断が難しいところです。

この記事では、賞与支給がない従業員がいる場合の社会保険手続き、賞与不支給報告書を提出するケース、電子申請時の注意点について分かりやすく解説します。

社会保険の賞与支払届は賞与を支給した人について提出する

健康保険・厚生年金保険の賞与支払届は、会社が従業員へ賞与を支給した場合に、日本年金機構へ報告するための手続きです。

賞与を支給した従業員については、賞与額を記載して届け出る必要があります。一方で、賞与の支給がなかった従業員については、通常は賞与額を0円として入力して届け出るものではありません。

例えば、10人の従業員がいる会社で9人に賞与を支給し、1人だけ休職中で賞与支給がない場合、その1人について0円の賞与支払届を作成する必要はありません。

賞与不支給報告書は、賞与の支給がなかったことを会社として報告するための手続きです。会社全体で賞与を支給しなかった場合だけでなく、賞与支払予定月に賞与の支払いがなかった場合に提出するケースがあります。

そのため、「全従業員に賞与がなかった場合だけ使う書類」と決めつけるのではなく、その賞与支払届の対象期間や会社の支給状況によって判断する必要があります。

休職者1人だけが賞与対象外だった場合でも、会社として賞与支払いがなかった事実を届け出る必要があるかどうかは、賞与の支給予定や他の従業員への支給状況によって変わります。

賞与支払届を提出する場合、基本的には賞与を支給した被保険者について記載します。そのため、賞与を受け取っていない従業員を無理に0円で追加する必要はありません。

例えば、社員A・社員Bには賞与30万円を支給し、休職中の社員Cには賞与支給なしという場合、社員A・社員Bについて賞与額を届け出る形になります。

ただし、会社として賞与支払予定月に賞与を支給しなかった場合や、全員分の賞与支払いがなかった場合には、賞与不支給報告書の提出が必要になることがあります。

電子申請システムで賞与額を0円入力するとエラーになる場合があります。これは、賞与支払届が基本的に「賞与を支給した場合の届出」であり、0円の賞与を登録する手続きとして設計されていないためです。

入力画面でエラーになる場合は、システム上の不具合ではなく、手続き内容として0円登録が想定されていない可能性があります。

その場合は、賞与支給者のみで届出を行う、または必要に応じて賞与不支給報告書を提出するなど、状況に合った手続きを選択します。

休職中の従業員については、賞与規程や会社の支給基準によって扱いが決まります。休職期間中は賞与算定対象外としている会社も多くあります。

まずは就業規則や賞与規程を確認し、その従業員が本来賞与対象者なのか、それとも制度上支給対象外なのかを整理しましょう。

例えば、「在籍している社員には賞与を支給するが、休職期間中は算定しない」という規定がある場合、賞与不支給となる理由を説明できるようにしておくことが重要です。

賞与支払届や賞与不支給報告書の取り扱いは、会社の状況や賞与制度によって判断が分かれる場合があります。

特に、一部の従業員だけ賞与がないケースや、休職者がいるケースでは、提出方法を誤ると後から確認が必要になる可能性があります。

迷った場合は、管轄の年金事務所へ会社の状況を説明し、どの届出が必要か確認するのが最も確実です。

賞与支払届では、賞与を支給した従業員について報告するのが基本であり、賞与がない従業員を単純に0円入力する方法が適切とは限りません。

休職者1人だけ賞与がない場合でも、賞与支給の状況や会社の規定によって必要な手続きが変わります。

電子申請でエラーが出た場合は、無理に入力を続けるのではなく、賞与を支給した従業員のみで申請するのか、不支給報告書が必要なのかを確認してから手続きを進めることが大切です。