会社へ入社する際には、健康保険や厚生年金などの社会保険加入手続きが必要になります。その際にマイナンバーの提出を求められることがありますが、マイナンバーカードを作っていない場合でも手続きは可能です。この記事では、入職時の社会保険手続きで必要になるマイナンバーの確認方法や、カードがない場合の対応について解説します。
入社時の社会保険手続きでマイナンバーが必要になる理由
会社が従業員を社会保険へ加入させる際には、健康保険や厚生年金の資格取得手続きを行います。この手続きでは、従業員の本人確認や行政手続きを正確に行うため、マイナンバーの提出を求められることがあります。
マイナンバーは社会保障や税に関する手続きで利用される番号であり、会社が適切な管理のもとで取得することになっています。
例えば、新しく正社員として入社した場合、会社から健康保険・厚生年金の加入書類と一緒にマイナンバーの記入を求められるケースがあります。
マイナンバーカードがなくても社会保険加入はできる
マイナンバーカードを作成していない場合でも、社会保険の加入手続きができないわけではありません。
マイナンバーを確認するためには、必ずしも顔写真付きのカードが必要ではなく、通知カードやマイナンバーが記載された住民票などを利用できる場合があります。
例えば、マイナンバーカードを持っていない人でも、市区町村で取得できる「マイナンバー入りの住民票」を提出することで番号確認が可能です。
入社時に会社へ提出を求められる主な書類
会社によって多少異なりますが、入社時には以下のような書類を求められることがあります。
- マイナンバー確認書類
- 本人確認書類（運転免許証など）
- 年金手帳や基礎年金番号が分かる書類
- 雇用保険被保険者番号が分かる書類（該当者）
マイナンバー確認と本人確認は別の手続きとして扱われるため、番号が分かる書類だけでなく本人確認書類も必要になる場合があります。
例えば、マイナンバー記載の住民票を提出する場合でも、本人のものだと確認するために運転免許証などを求められることがあります。
住民票でマイナンバーを確認する場合の注意点
マイナンバーを確認する目的で住民票を利用する場合は、「マイナンバー記載あり」の住民票を取得する必要があります。
通常の住民票にはマイナンバーが記載されていないため、取得時に窓口で「マイナンバーを記載してください」と伝えることが大切です。
例えば、会社へ提出するために住民票を取得したものの、マイナンバー欄が空欄だった場合は、再度取得が必要になる可能性があります。
会社へのマイナンバー提出は拒否できるのか
マイナンバーの提出は法律で利用目的が定められており、会社は社会保険や税の手続きのために従業員へ提出を求めることができます。
ただし、マイナンバーカードを作成すること自体は義務ではありません。カードを持っていない場合は、別の確認方法で対応できます。
例えば、「カードを持っていないので提出できない」という場合でも、マイナンバーが確認できる書類を準備すれば手続きを進められることがあります。
入社前に準備しておくとスムーズなこと
入社日が決まったら、社会保険手続きで慌てないように必要書類を事前に確認しておくと安心です。
- マイナンバーが確認できる書類を準備する
- 本人確認書類を用意する
- 会社から渡された書類の提出期限を確認する
特にマイナンバーカードを持っていない場合は、マイナンバー入り住民票の取得に時間がかかることもあるため、早めに準備すると安心です。
まとめ｜社会保険手続きはマイナンバーカードなしでも可能
入社時の社会保険手続きではマイナンバーが必要になることがありますが、マイナンバーカードを作っていなくても手続きは可能です。
通知カードやマイナンバー記載の住民票など、番号を確認できる書類を利用して対応できます。
会社から提出を求められた場合は、必要な書類を確認し、期限までに準備することでスムーズに社会保険加入手続きを進められます。
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