他人が払った飲食代のレシートを経費にしてもいい？確定申告での領収書・必要経費の考え方を解説

個人事業主やフリーランスの確定申告では、仕事に関係する支出についてレシートや領収書を保存します。しかし、レシートを持っていることと、その金額を必要経費として計上できることは別問題です。

特に注意したいのが、複数人で外食した際に別の人が代金を支払い、自分は支払っていないのにレシートだけ受け取ったケースです。他人が負担した飲食代について、レシートを持っているという理由だけで自分の必要経費として計上することはできません。

確定申告では「レシートがあるか」だけではなく、その費用が自分の事業に必要なものだったのか、誰が実際に負担したのか、どのような取引だったのかを帳簿や証憑から説明できることが重要です。

レシートは「経費にできる券」ではない

レシートや領収書は、その取引があったことを裏付ける重要な資料です。しかし、レシートを入手した人が自由にその金額を経費として申告できるわけではありません。

国税庁によると、事業所得などの必要経費となるのは、総収入金額を得るために直接要した費用や、その年に生じた販売費、一般管理費その他の業務上の費用です。つまり、必要経費かどうかは事業との関係を基準に判断します。[参照：国税庁 必要経費の知識]

例えば、仕事とは無関係に友人2人で食事をして1万円かかった場合、そのレシートを受け取ったとしても、私的な飲食費を事業の必要経費へ変えることはできません。国税庁も衣食住費などの生活費である家事上の経費は原則として必要経費にならないとしています。

他人がお金を払った飲食代を自分の経費にするのは原則NG

例えばAさんとBさんがレストランへ行き、会計1万円をAさんが全額負担したとします。Bさんは1円も負担していないにもかかわらず、Aさんから1万円のレシートをもらい、自分の帳簿へ「接待交際費1万円」などとして記帳するのは適切ではありません。

Bさんには実際の1万円の負担がないからです。レシートという紙を所有していることだけを根拠に、自分が負担していない支出を必要経費として所得から差し引くことはできません。

これは「仕事の話をした食事だった」という場合でも同じです。業務との関連性とは別に、誰が費用を負担したのかという事実関係があります。事業関連性があることと、自分の経費として計上できることを混同しないのがポイントです。

割り勘や立替払いの場合は話が変わる

一方、店では別の人がまとめて支払ったものの、後から自分の負担分をその人へ支払った場合は事情が異なります。これは単純に「他人がおごってくれた」のではなく、代表者が一時的に立て替えたと考えられるケースです。

例えば取引先との業務上の会食が合計1万円で、同行者が店へ1万円を払い、その後自分が負担すべき5,000円を同行者へ送金したとします。この場合、自分が実質的に負担したのは5,000円です。業務上の必要経費に該当するのであれば、基本的にはその実際の負担額を基礎として処理を検討します。

このようなケースでは、店のレシートだけでなく、誰がいくら負担したのか分かる記録も残しておくと説明しやすくなります。銀行振込やキャッシュレス送金なら履歴を保存し、現金精算なら日付、相手、金額、目的などを記録しておく方法があります。

飲食代なら何でも接待交際費になるわけではない

飲食代については「仕事関係の人と食べれば全部経費」と考えるのも危険です。必要経費として処理するには、その事業との関係を合理的に説明できる必要があります。

例えば取引先との商談や打ち合わせを目的とした会食であれば、事業との関連性を検討できます。一方、昔からの友人とプライベートで食事をしただけなら、たまたま相手が仕事関係者でも私的な飲食と判断すべきケースがあります。

国税庁は、家事上の経費は必要経費にならず、事業と家事の両方に関係する費用については、業務上必要な部分を明確に区分できる場合にその部分を必要経費とする考え方を示しています。[参照：国税庁 事業所得の計算方法]

レシート・領収書を保存する本当の意味

事業を行う人には、収入や必要経費について帳簿へ記帳し、取引に伴って受け取った請求書や領収書などを一定期間保存する制度があります。国税庁は個人事業者の記帳・帳簿等の保存について詳しく案内しています。[参照：国税庁 個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存]

青色申告では帳簿や書類の種類によって原則7年または5年などの保存期間が定められています。白色申告でも法定帳簿は7年、業務に関して受領した領収書などは原則5年とされています。申告方法や書類の種類によって期間が異なるため、自分に適用される保存期間を確認する必要があります。

つまりレシートを取っておく目的は「経費を増やすため」ではなく、帳簿に記載した取引について事実関係を確認できるようにするためです。実際の取引内容と帳簿と証拠資料が一致していることが大切です。

具体例で見る経費にできるケース・できないケース

例えば「知人が2万円の飲食代を全部払ってくれたので、そのレシートをもらった」というだけなら、自分の帳簿に2万円の経費を作る根拠にはなりません。

反対に「代表者が2万円を立て替え、自分の負担分1万円を後から返した」というのであれば、自分が1万円を負担した事実があります。ただし、その1万円が必要経費になるかどうかは、さらに事業との関連性を確認して判断します。

経費のレシートには目的や相手を記録しておくと分かりやすい

飲食費は私生活の食事との区別が問題になりやすいため、レシートを保存するだけでなく、「誰と・何のために」という情報を残しておくと後から確認しやすくなります。

例えば「○月○日、○○社△△氏、商品企画打ち合わせ」のように記録しておけば、数年後に見ても事業との関係を説明しやすくなります。会計ソフトの摘要欄などを利用する方法もあります。

重要なのは、経費にできそうなレシートを集めることではなく、実際に発生した事業上の取引を正確に記帳し、その裏付けとなる資料を保存することです。判断に迷う高額な支出や特殊な取引については、税務署や税理士へ具体的な事実関係を示して確認すると安心です。

まとめ：レシートを持っているだけでは必要経費にはならない

他人がお金を払った外食のレシートを受け取っても、自分がその代金を負担していないのであれば、そのレシートを使って自分の必要経費として計上するのは適切ではありません。「レシートを持っている＝経費にできる」という仕組みではないためです。

一方、別の人が一時的に立て替え、後から自分の負担分を精算している場合には、その実際の負担額について、さらに事業との関連性を確認したうえで必要経費になるかを判断します。

確定申告では「誰のレシートか」だけを見るのではなく、「何のための支出か」「事業に必要だったか」「誰が実際に負担したか」「帳簿と証拠資料が一致しているか」という順番で考えると整理しやすくなります。