小規模な動物病院やクリニックでは、法人化や社会保険加入などの手続きが発生した際に、社労士や会計士と従業員が直接やり取りを求められることがあります。これは初めての経験だと戸惑う方も多く、「これって普通？」「情報を渡しても大丈夫？」といった不安を感じるのは当然です。この記事では、社労士・会計士との直接のやり取りが起きる背景やそのリスク、注意点についてわかりやすく解説します。
なぜ従業員が社労士や会計士と直接やり取りするのか？
通常、中小企業や個人経営の職場では、事務担当者や院長などの管理者が社労士・会計士との窓口となります。ただし、次のようなケースでは、従業員本人とのやり取りが発生することもあります。
- 法人化直後で体制が整っていない
- 院長が事務手続きに不慣れで実務を外部専門家に任せきり
- 従業員情報（マイナンバーや住所）を正確に聞き取りたい場面
このような背景があるため、従業員に直接連絡が来ること自体は、特別なことではなく小規模事業所では比較的よくある話です。
社労士や会計士に伝える個人情報の扱いは？
社会保険や給与計算に関わる手続きでは、マイナンバー・生年月日・住所・雇用条件などの個人情報が必要です。社労士や会計士は法的に守秘義務が課せられており、適切な管理が求められます。
ただし、本人確認や書類作成の正確性を確保するためとはいえ、LINEなどのカジュアルな連絡手段を通じて情報を送ることには慎重になるべきです。重要情報のやりとりはメールや正式な書類を通すのが望ましいです。
従業員が直接やり取りすることのメリットとデメリット
従業員と社労士・会計士が直接やり取りすることには、次のようなメリットとデメリットがあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 正確な情報が本人から得られる やり取りが迅速になる |
情報漏えいリスクがある 責任の所在が曖昧になる 従業員が不安・負担を感じる |
特に小規模事業所では「人手が足りないから」という理由で、社労士や会計士とのやり取りを従業員に任せる傾向がありますが、正式なフローがないとトラブルの元になります。
従業員側が気をつけるべきこと
もし直接連絡が来た場合には、次のような点に注意しましょう。
- 情報提供は必ず上司（院長）の確認を取ってから行う
- LINEやSMSではなく、できるだけメールでのやり取りを希望する
- 相手が「どこの誰か」「何の目的で情報が必要なのか」を確認する
- 不安がある場合は、「後日、確認してからお返事します」と答えてOK
不用意なやり取りが後々のトラブルに発展することもあるため、情報提供は慎重に。
院長や事業主にお願いすべきこと
従業員が専門家と直接やり取りする前に、以下の点を院長や管理者に確認・依頼しておくと安心です。
- どの範囲までの情報を渡していいか、事前に書面や口頭で指示をもらう
- 可能であれば、院長が一次窓口になり、内容をフィルターしてから共有してもらう
- 会社としての個人情報の管理方針や取扱ルールを明文化しておいてもらう
従業員と外部専門家のやり取りを「制度」として整備することで、従業員の不安を減らし、誤解やトラブルの防止にもつながります。
まとめ：専門家とのやり取りは制度化と事前確認がカギ
小規模な職場では、社労士や会計士と従業員が直接やり取りするケースもありますが、それが当たり前というわけではありません。大切なのは、そのやり取りが本人の合意のもとで行われているか、情報管理が安全かという点です。
自分が情報を渡す立場になったときは、上司の確認を取り、できればメールでのやり取りを希望するなど、慎重な対応を心がけましょう。安心して働くためには、こうした「情報の取り扱いルール」も職場の整備が必要不可欠です。
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