企業や学校などから送られてくる健康状態等の申告書のURLリンク。中には「自筆での記入が必須」と記載されていることがあり、スマホやパソコン上だけでは完結しない場合があります。この記事では、URL経由で受け取った申告書に自筆で記入し、正しく提出する手順を初心者にもわかりやすく解説します。
健康状態申告書が「自筆必須」とはどういう意味？
「自筆必須」とは、申告書の該当箇所を本人の手で書かなければならないことを意味します。署名だけでなく、全項目の記入が求められる場合もあり、タイピングや自動入力では認められないケースもあります。
企業が自筆を求める背景には、本人確認や書類の真正性確保のための措置が含まれています。特に重要な健康情報を扱うため、確実な本人の記入が必要とされています。
URLで届いた申告書の確認方法
まず、メールやチャットなどで受け取ったURLを開き、PDFやWordなどのファイル形式で申告書が提供されていることを確認しましょう。多くの場合、以下のいずれかの形式です。
- PDFファイル（印刷用）
- Wordファイル（記入可・印刷可）
- オンラインフォーム＋手書き署名欄付きPDF
ファイルを開いたら、「印刷して記入してください」「署名は自筆で」といった文言が記載されていないかチェックしてください。
スマホ・パソコンでの印刷と記入方法
自筆記入が求められている場合、まず書類を印刷する必要があります。スマホしか持っていない場合は、PDFをコンビニのプリントアプリに送って印刷するのが便利です。代表的なアプリには「セブンイレブンのnetprint」や「ローソン・ファミマのPrintSmash」などがあります。
パソコンの場合は、PDFやWordファイルを開いてそのまま自宅のプリンターで印刷可能です。用紙はA4が基本です。印刷後、黒インクのボールペンなどで記入しましょう。
自筆記入後の提出方法
書類への自筆記入が完了したら、以下の方法で提出できます。
- スマホで書類全体を撮影し、画像としてメールやアップロードリンクから送信
- コンビニのスキャン機能を使ってPDF化し、提出先にメール添付
- 家庭用プリンタのスキャン機能を使用してPDFで送信
スマホでの撮影時は、ブレや影がないよう、明るい場所で真上から撮ることが重要です。また、複数ページある場合はページ順を守り、まとめて送るようにしましょう。
よくあるミスと注意点
記入時にありがちなミスには以下のようなものがあります。
- 日付の記入漏れ
- 署名が印刷文字やスタンプになっている
- 青インクや鉛筆で記入している
- スキャンや撮影の画質が悪くて読めない
また、送付先の指定が「PDF形式のみ」「JPEG不可」など限定されている場合もあるので、案内文をよく読みましょう。
どうしても印刷できないときの対処法
印刷環境がない場合は、以下の代替手段があります。
- コンビニでのプリント＆スキャン
- 家族や知人に印刷・記入を頼む
- 会社や学校の担当者に相談して郵送対応やオンライン署名の可否を確認
最近では、タブレット端末や専用アプリを使って「電子自筆署名」に対応する企業もあります。手書き風の入力が可能な場合もあるので、確認してみる価値があります。
まとめ：自筆が必要な申告書は印刷→手書き→スキャンで提出
健康状態申告書に「自筆必須」とある場合は、必ず印刷してボールペンなどで記入し、その後スキャンまたは撮影して提出する必要があります。スマホしか持っていなくても、コンビニを活用すれば十分対応可能です。
書類提出に不安がある場合は、遠慮なく提出先に相談することがトラブル回避のポイントです。正しい方法で記入・提出して、安心して手続きを進めましょう。
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