会社の経理業務を1人で担当していると、細かい規則や手続きが分からずに迷うことがあります。特に、会社の備品購入を自分のクレジットカードで支払った場合に、どのように処理すべきかという問題が生じることがあります。今回は、クレジットカードで支払った際の「立て替え」と小口現金の取り扱いについて解説します。
クレジットカードで支払いをした場合の処理
会社の備品を自分のクレジットカードで支払った場合、通常は「立て替え」という形になります。この場合、会社に対して自分が支払った金額を後から返してもらうことが可能です。その際の処理としては、領収書とクレジットカード明細を基に、経理上は「立て替え金」として記帳します。
その後、会社から自分の口座に支払われた金額を「小口現金」などから引き出すことになります。この方法で問題がないのは、会社側が支払った金額をきちんと管理し、返金するための手続きが取られている場合です。
小口現金からの返金が可能かどうか
小口現金を使って立て替え分を会社に返してもらうことは、基本的に問題ありません。小口現金とは、日常的な支出や雑費などを処理するために用意されている資金であり、通常、立て替えに関わる金額の返金に使うことも許容されます。
ただし、この手続きには注意が必要です。小口現金を返金に使う際には、返金する金額をきちんと記録し、領収書や支払い証拠を保管しておくことが大切です。これにより、税理士に提出する際に問題なく経理処理が行えるようになります。
現金で支払った方が良い場合とは
クレジットカードでの支払いと現金での支払いには、それぞれメリットとデメリットがあります。クレジットカードを使う場合、支払いのタイミングや管理がしやすい一方で、カードの利用明細や返金手続きに若干の手間がかかります。
一方、現金で支払う場合は、支払いと返金の手続きが直接的で、経理上もシンプルです。しかし、大きな金額を現金で扱うのはリスクが高く、手間がかかることもあります。もし、手元に十分な現金がある場合、立て替え分を現金で支払う方が簡便であることもあります。
まとめ
自分のクレジットカードで会社の備品を購入した場合、後でその分を会社から小口現金で返金してもらうことは問題ありません。大切なのは、支払いの証拠をしっかりと保管し、経理処理が正しく行われるようにすることです。現金で支払うかクレジットカードで支払うかは、状況に応じて適切に選択しましょう。どちらを選んでも、しっかりと管理しておけば、経理処理に問題は起きません。
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