急な出勤ルートの変更や定期区間外の移動が発生した際、会社から領収書の提出を求められることがあります。特にSuicaなどの交通系ICカードを利用している場合、どのように領収書を取得すればよいのか迷う方も少なくありません。この記事では、定期外区間の交通費だけを会社に正確に申請する方法を詳しく解説します。
Suica利用時の交通費の領収書はどう取得する？
Suicaで改札を通った場合、紙の領収書は自動で発行されないため、後日「利用履歴」を元に領収書を取得する方法が一般的です。交通費申請でよく利用されるのが、JR東日本が提供する利用履歴照会サービス[参照]です。
Suicaを事前に登録していれば、過去の乗車履歴をオンラインで確認し、必要な区間のみを印刷して提出できます。また、駅の券売機でも履歴を印刷することが可能です。
定期外区間の料金だけを会社へ提出できるのか？
結論として、定期外区間の料金だけを申請することは可能です。会社側も「定期外の実費を出す」というルールが多いため、通常は問題ありません。重要なのは、定期区間外の移動がどの部分なのかが明確にわかる資料を提出することです。
例えば、定期区間が「A駅〜B駅」の場合に、「C駅〜会社最寄り駅」へ移動したなら、その部分の履歴だけを会社に提出します。Suicaの利用履歴には経路が記録されるため、どこからどこまで乗車したのかがしっかり確認できます。
Suicaの利用履歴を印刷する方法（券売機）
駅で印刷したい場合は、次の手順が一般的です。多くの鉄道会社で同様の操作ができます。
① 駅の多機能券売機にSuicaを入れる
② メニューから「利用履歴印字」を選択
③ 必要な期間の履歴を選び、印刷
印字された紙には日付、時間、乗車駅、降車駅が記載されるため、定期外部分だけを会社へ提出する際の正式な資料として使えます。
オンラインで履歴を管理・印刷する方法
記録をオンラインで見たい場合、Suicaを「モバイルSuica」または「記名式Suica」として登録しておくと、利用履歴がネットで確認できます。特にモバイルSuicaは履歴保存期間が長く、PDF化もしやすいので便利です。
オンライン履歴の場合は、必要な区間のみをPDFに抜粋して提出すれば、会社の指定フォーマットに添付できるため効率的です。
実例：定期外区間を申請するケース
例えば、普段の定期区間が「赤羽〜新宿」だとして、緊急で「大宮〜新宿」に移動した場合、定期外となる区間は「大宮〜赤羽」です。申請するのはこの部分のみでOKです。
Suica履歴には「大宮→新宿」と表示されますが、会社の交通費規程に従い、定期区間を除いた部分の金額を申請する流れになります。
まとめ：Suicaでも定期外区間の領収書提出は可能
Suicaを利用していても、定期外区間の交通費は問題なく会社へ申請できます。領収書として利用履歴の印刷物を提出すれば十分です。駅券売機・オンラインどちらでも取得できるため、状況に応じて使い分けるとスムーズです。急な出勤でも落ち着いて対応できるよう、Suica履歴の取得方法は覚えておくと安心です。
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