退職後の源泉徴収票再発行は誰に依頼すべき？小規模事業所での実践ガイド

退職後に確定申告や転職手続きなどで必要となるのが「源泉徴収票」です。特に小規模なクリニックや個人事業主が運営する職場では、再発行をどこに依頼すべきか迷う方も少なくありません。この記事では、そうした小規模事業所での源泉徴収票再発行の手順や、連絡手段の注意点について解説します。

源泉徴収票は誰が発行するのか

源泉徴収票の発行は、原則として「事業主（雇用主）」の義務です。クリニックの場合、運営法人がある場合はその経理部門、個人経営であれば医院長本人がその責任者となります。

小規模事業所では専任の総務や人事担当がいないことも多く、経理や事務を医院長や看護師長が兼務しているケースも珍しくありません。

退職後に源泉徴収票の再発行を依頼する場合は、「在職中に手続きなどをお願いしていた担当者」にまず連絡を取るのがスムーズです。クリニックなどで院長や看護師長が手続きをしていたのであれば、直接その方に依頼しましょう。

その人が対応できない場合でも、他の担当者や外部の税理士・会計事務所に連携してくれる可能性があります。

在職中から業務連絡にLINEを使用していたのであれば、退職後もその手段で連絡を取って差し支えありません。ただし、正式な書類をお願いする内容になるため、できるだけ丁寧な言葉遣いで依頼しましょう。

また、依頼文の例として以下のように伝えると失礼がなく、スムーズです。

「お世話になっております。○○年○月まで勤務していた○○です。確定申告のため、源泉徴収票の再発行をお願いしたくご連絡いたしました。お手数ですが、郵送などのご対応をお願いできますでしょうか。」

源泉徴収票の再発行には、本人確認のための情報（氏名、在籍時の住所、退職年月日など）と送付先住所の記載が必要です。あらかじめまとめて伝えると、やり取りの手間が減ります。

可能であれば、免許証やマイナンバーカードの写しを添付してほしいと依頼されるケースもあるため、柔軟に対応できるようにしましょう。

再発行にかかる日数は事業所の対応状況にもよりますが、1週間～10日程度が目安です。また、ほとんどのケースで手数料はかかりませんが、切手代や郵送費を請求されることもあるため、念のため確認しておくと安心です。

退職後でも源泉徴収票は発行してもらえる法的な権利があります。小さなクリニックなどであっても、在職中にやり取りしていた相手に丁寧に依頼すれば、スムーズに対応してもらえることがほとんどです。LINEでの連絡も問題ありませんが、ビジネスマナーを意識して失礼のないよう配慮しましょう。